Com relação à Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, deve-se dizer que se trata de um arquivo digital, que passará a substituir a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A, devendo ser preenchida pela empresa e encaminhada para a Fazenda Estadual, através de programas específicos para esse fim.
No entanto, é importante fazer alguns esclarecimentos acerca do procedimento a ser adotado pela empresa contribuinte, para que ela não seja surpreendida com exigências das quais deveria ter previa ciência.
Antes de existir a circulação da mercadoria, portanto antes da ocorrência do fato gerador do ICMS, a empresa vendedora deve emitir a NF-e, através do programa que tiver adquirido e já enviar referida nota para a Fazenda do Estado.
Neste primeiro contato, a Fazenda Estadual irá analisar alguns pontos formais em relação à NF-e emitida, verificando-se, então, uma validação prévia a respeito do documento. Os pontos que são analisados nesta etapa são: se a assinatura digital é válida; se o layout do arquivo digital está correto; se a numeração está correta; se o emitente está autorizado.
O primeiro ponto diz respeito à assinatura digital. Para emitir uma NF-e, a empresa contribuinte precisa ter uma certificação digital de órgão autorizado, que permita exarar uma assinatura digital no documento a ser emitido. Sem essa assinatura digital a NF-e é inválida, não sendo aceita pela Fazenda Estadual.
O layout da NF-e também deve estar de acordo com os ditames da Fazenda do Estado, devendo seguir os padrões da Nota Fiscal Modelo 1 e Modelo 1-A. Se este layout não for seguido, o documento emitido também não será aceito pelo órgão fiscal.
Outra formalidade verificada previamente é com relação à numeração da NF-e. Assim como as Notas Fiscais impressas, a NF-e deve ter uma numeração oficial, a fim de que se verifique sua legitimidade.
Por fim, a Fazenda Estadual confere a situação cadastral do contribuinte emitente da NF-e. Se a empresa possuir qualquer problema em seus cadastros, não será admitida a NF-e emitida.
Importante frisar que nesta análise prévia a Fazenda Estadual não verificará qualquer ponto referente à operação em si, tal como o CFOP correspondente, a alíquota de ICMS aplicável, etc.
Desta forma, a responsabilidade acerca da operação de circulação da mercadoria continua sendo do contribuinte, que estará sujeito à homologação dos seus atos pelo fisco de acordo com a legislação vigente.
Após a análise dos aspectos formais citados, a Fazenda Estadual autoriza, rejeita ou denega o uso da NF-e. A rejeição ocorre quando a NF-e não está perfeita do ponto de vista formal, enquanto que a denegação ocorre quando a empresa possui problemas de cadastro, mas a NF-e em si está perfeita.
Com a autorização de uso, a Secretaria da Fazenda do Estado retransmite a NF-e para a Receita Federal e esta, se for o caso, envia o arquivo digital para a Secretaria da Fazenda do Estado de destino da mercadoria. Percebe-se, assim, que até este ponto não houve ainda a circulação da mercadoria.
Após a realização de todos esses trâmites administrativos prévios, a mercadoria pode circular. Para tanto, o vendedor deve enviar o arquivo eletrônico da NF-e para o comprador, da forma que melhor entender, sendo que para que haja o transporte da mercadoria deve ser impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - Danfe.
O Danfe tem por única função acompanhar o trânsito da mercadoria. No entanto, referido documento impresso não possui qualquer valor jurídico. Ao receber a mercadoria, o comprador deve acessar o site da Secretaria da Fazenda Estadual para verificar a validade da NF-e, sendo que se esta não for válida, poderá recusar o recebimento dos bens.
Uma vez verificada a validade da NF-e, o canhoto do Danfe deve ser assinado, demonstrando a entrega e recebimento da mercadoria. Com relação à obrigatoriedade da emissão da NF-e, o fisco estadual determinou sua implantação para as empresas em oito fases.
A última das quatro primeiras fases terminou em setembro de 2009, sendo que as próximas quatro fases ocorrerão em abril, julho, outubro e dezembro de 2010. Assim, até o final do próximo ano, todas as empresas que se encontrarem na situação de emitir NF-e já deverão ter implantado o sistema para tanto.
As quatro primeiras fases que se encerraram no mês de setembro de 2009, criaram a obrigação de emissão de NF-e para empresas de acordo com o ramo de atividade. Trata-se de um critério de fato que leva em consideração tão
somente as mercadorias produzidas pelas empresas.
Já as últimas fases que serão implantadas em 2010, levarão em conta o CNAE da empresa. Com relação a esses pontos, algumas ponderações são necessárias:
- Se pelo CNAE uma empresa tivesse que passar a emitir NF-e somente em dezembro de 2010, por exemplo, mas estivesse em um dos ramos de atuação previsto para as quatro primeiras fases, esta empresa já deverá se cadastrar e passar a emitir a Nota Fiscal Eletrônica desde logo.
- Se somente parte da produção da empresa, mesmo que minoritária, estiver obrigada a emitir NF-e, todas as operações desta empresa deverão ser documentadas através do arquivo digital, não mais sendo aceitas as Notas Fiscais Modelos 1 e 1-A impressas.
- A partir de 2010, mesmo que somente uma das filiais de uma pessoa jurídica seja obrigada a emitir NF-e por causa do CNAE, todas as outras filiais e a matriz deverão passar a emitir o documento eletrônico, ainda que o CNAE das demais não conste da obrigatoriedade.
Em suma, a NF-e realmente trará algumas inovações para os contribuintes que deverão ficar atentos às suas peculiaridades, a fim de que não sejam autuados por desconhecimento dos procedimentos que serão exigidos pela Secretaria da Fazenda do Estado.
